Les présentes conditions de service (les « Conditions ») régissent votre utilisation de www.numinor.ca (le « Site »), du portail client de Numinor (le « Portail ») et de tout service de comptabilité et de conseil fourni par Numinor Accounting (« Numinor », « nous » ou « notre »). En accédant au Site ou au Portail, ou en retenant les services de Numinor, vous acceptez d’être lié par les présentes Conditions. Si vous ne les acceptez pas, n’utilisez pas le Site, le Portail ni nos services.
Langue
Les présentes Conditions sont rédigées en français et en anglais. Pour un Client du Québec, Numinor remet d’abord la présente version française, comme l’exige l’article 55 de la Charte de la langue française(RLRQ, c. C-11) pour un contrat d’adhésion; les parties ne sont liées par la version anglaise que si, après que la version française a été remise au Client, telle est leur volonté expresse. Numinor n’exige aucune somme pour la version française. En cas de divergence entre les deux versions, le Client peut invoquer l’une ou l’autre, selon ses intérêts (article 91 de la Charte). Pour un Client hors du Québec, la version anglaise prévaut.
Acceptation des conditions
En utilisant le Site ou en signant une lettre de mission avec Numinor, vous confirmez avoir au moins 18 ans, avoir le pouvoir juridique de conclure les présentes Conditions en votre propre nom ou au nom de l’entreprise que vous représentez, et accepter les présentes Conditions dans leur intégralité.
Définitions
- « Services » désigne les services de comptabilité, de tenue de livres, de fiscalité, de conseil en direction financière, de RS&DE, d’opérations externalisées et les services connexes que fournit Numinor.
- « Client » désigne la personne ou l’entreprise qui retient les services de Numinor.
- « Lettre de mission » désigne l’entente écrite entre Numinor et le Client qui définit la portée, les livrables et les honoraires d’un mandat donné.
- « Documents du Client » désigne les données, documents, registres financiers et autres éléments que le Client fournit à Numinor aux fins de la prestation des Services.
- « Livrables » désigne les états financiers, déclarations de revenus, rapports, modèles et autres produits que Numinor prépare pour le Client.
- « Portail » désigne le portail client, accessible sur invitation seulement, que Numinor exploite à l’adresse app1-numinor.web.app, par lequel le Client téléverse des documents, consulte des rapports, émet des factures et communique avec Numinor.
- « Plateforme connectée » désigne une plateforme comptable, comme QuickBooks Online, que le Client connecte au Portail afin que Numinor puisse lire ses livres et, sur l’instruction d’une personne, y inscrire des opérations.
Services
Numinor fournit des services de comptabilité et de conseil aux entreprises canadiennes. Nos Services comprennent la tenue de livres, la préparation des déclarations de revenus des sociétés et des particuliers, les déclarations de TPS/TVH et des autres taxes de vente, le conseil en direction financière, la consultation en crédits d’impôt pour la RS&DE, les opérations externalisées (paie, comptes clients, comptes fournisseurs) et les services-conseils connexes.
Ce que nous n’offrons pas. Numinor ne fournit pas de services d’audit, de certification, de conseil juridique ou de conseil en placement. Nous n’offrons pas de services de « conseil financier » au sens de la réglementation canadienne applicable en valeurs mobilières. Nos Services se limitent à la comptabilité et au conseil.
Lettre de mission
Chaque mandat commence par une Lettre de mission écrite qui en précise la portée, les livrables, l’échéancier, les honoraires et toute condition particulière. La Lettre de mission et les présentes Conditions constituent l’entente intégrale entre Numinor et le Client pour ce mandat. En cas de conflit entre la Lettre de mission et les présentes Conditions, la Lettre de mission prévaut pour ce mandat.
Honoraires et paiement
Les honoraires des Services sont établis dans la Lettre de mission. La plupart des Services sont facturés à un forfait mensuel ou à un forfait par projet. Les honoraires sont exprimés en dollars canadiens, taxes applicables en sus.
- Cycle de facturation. Les honoraires mensuels sont facturés d’avance le premier jour ouvrable de chaque mois. Les honoraires de projet sont facturés selon les étapes prévues à la Lettre de mission.
- Modalités de paiement. Les factures sont payables dans les 15 jours suivant leur date. Le paiement peut être fait par débit préautorisé, par carte de crédit ou par virement électronique de fonds.
- Retard de paiement. Les factures impayées 30 jours après leur échéance peuvent porter intérêt au taux de 1,5 % par mois (19,56 % par année) sur le solde en souffrance.
- Suspension. Numinor peut suspendre les Services d’un compte en souffrance depuis plus de 60 jours, après en avoir donné un avis écrit.
- Travaux hors mandat. Les travaux qui débordent de la portée de la Lettre de mission font l’objet d’une soumission distincte et ne commencent qu’après approbation écrite.
Responsabilités du Client
Pour fournir les Services à temps, nous avons besoin de la collaboration diligente du Client. En retenant les services de Numinor, le Client s’engage à :
- donner un accès complet, exact et en temps utile à ses registres financiers, à ses pièces justificatives et à ses systèmes comptables;
- désigner une personne-ressource principale autorisée à approuver les travaux et à répondre aux questions;
- examiner et approuver les Livrables, y compris les déclarations de revenus, les états financiers et les rapports, avant qu’ils soient produits ou qu’on s’y fie;
- conserver des copies de sauvegarde de ses registres originaux, Numinor n’étant pas le gardien officiel des livres du Client;
- se conformer aux lois, aux règlements et aux obligations de déclaration applicables. Numinor conseille; le Client décide.
Numinor n’est pas responsable des retards, des erreurs ou des pénalités découlant de Documents du Client incomplets ou inexacts, ni du défaut du Client d’examiner ou d’approuver les Livrables en temps utile.
Portail client
Accès. Le Portail est accessible sur invitation seulement. Les utilisateurs du Client s’y connectent au moyen d’un lien qui leur est envoyé par courriel; l’accès au Portail équivaut donc à l’accès à cette boîte de courriel. Le Client est responsable de la sécurité de ces boîtes de courriel, des actes de toute personne qui se connecte par leur intermédiaire, et d’aviser Numinor sans délai de la perte ou de la compromission d’une boîte de courriel ou d’un appareil. Numinor peut suspendre l’accès d’un utilisateur lorsqu’elle a des motifs raisonnables de croire qu’un compte est utilisé de façon abusive.
Licence. Pour la durée du mandat, Numinor accorde au Client une licence limitée, non exclusive, non transférable et révocable d’utiliser le Portail pour les besoins de sa propre entreprise. Le Client ne peut pas copier, modifier, rétroconcevoir ou revendre le Portail; en extraire des données par des moyens automatisés au-delà des exportations qu’il offre; ni tenter d’accéder aux dossiers d’un autre client.
Connexion d’une plateforme comptable. Le Client peut connecter son fichier d’entreprise au Portail. La connexion se fait par l’écran de consentement de la plateforme elle-même — pour QuickBooks Online, celui d’Intuit — et, en le remplissant, le Client autorise Numinor à lire le fichier d’entreprise (les renseignements sur l’entreprise, le plan comptable, le grand livre et les rapports d’état des résultats, les clients, les fournisseurs, les produits et services, les codes de taxe de vente, les devises, ainsi que les factures et les factures fournisseurs ouvertes) et à en conserver une copie de travail dans le Portail. Numinor n’inscrit d’opérations dans une Plateforme connectée que sur l’instruction d’une personne et après vérification — une dépense tirée d’un reçu que Numinor a approuvé, avec l’image du reçu jointe, ou une facture ou une facture fournisseur que le Client a émise dans le Portail — et jamais automatiquement. Le Client peut révoquer la connexion en tout temps à partir de la page des applications connectées de la plateforme ou en le demandant à Numinor; Numinor cesse alors toute lecture et révoque son identifiant d’accès. L’utilisation d’une Plateforme connectée par le Client demeure assujettie aux conditions de cette plateforme, et c’est la Plateforme connectée, et non le Portail, qui constitue le livre officiel du Client.
Envoi de documents par courriel. Pas encore offert; le présent paragraphe sera remplacé le jour où il le sera. À ce moment, chaque Client disposera d’une adresse Numinor à laquelle ses reçus, factures fournisseurs et autres documents pourront être envoyés par courriel dans le Portail. L’adresse n’accepte que les courriels des utilisateurs du Portail du Client et des expéditeurs que Numinor ajoute à la demande du Client, et seulement lorsque le fournisseur de messagerie de l’expéditeur a signé le message. Le Client est responsable des expéditeurs qu’il demande à Numinor d’ajouter et de ne communiquer l’adresse qu’aux personnes et aux fournisseurs dont il souhaite recevoir des documents, et peut demander à Numinor de remplacer l’adresse en tout temps. Numinor ne conserve aucun des documents d’un message qu’elle refuse, seulement une trace de l’arrivée du message et du motif du refus. La façon dont les courriels envoyés à l’adresse parviennent au Portail est décrite dans notre politique de confidentialité (en anglais).
Envoi de factures à vos clients. Pas encore offert; le présent paragraphe sera remplacé le jour où il le sera. À ce moment, le Client pourra envoyer par courriel une facture qu’il a établie dans le Portail à son propre client, à une adresse que le Client fournit. Le courriel nomme le Client, est envoyé par Numinor pour le compte du Client et dirige les réponses vers le Client plutôt que vers Numinor. Il contient un lien qui permet à quiconque le détient d’ouvrir la facture pendant 180 jours; le Client est donc responsable de l’adresse à laquelle il envoie la facture et du contenu de celle-ci. Un lien cesse de fonctionner lorsque la facture est annulée ou radiée, et le Client peut demander que tout lien soit révoqué. Le Client peut aussi choisir de joindre au courriel une copie PDF de la facture; une fois envoyée, cette copie se trouve dans la boîte de réception du destinataire et dans des systèmes de messagerie que Numinor ne contrôle pas, et ne peut être rappelée. Un Client inscrit aux fins de la TPS/TVH ne peut envoyer une facture tant que son numéro d’inscription n’est pas indiqué dans le Portail, car sans ce numéro, son client ne peut demander de crédit de taxe sur les intrants pour la taxe qu’il a payée. La protection du lien et du courriel est décrite sur notre page sur la sécurité (en anglais) et dans notre politique de confidentialité (en anglais).
Traitement automatisé. Le Portail utilise des logiciels, y compris des modèles d’apprentissage automatique, pour lire les documents téléversés et rédiger des commentaires sur des chiffres que Numinor a calculés. Un membre de l’équipe de Numinor vérifie chaque extraction avant qu’elle n’atteigne les livres du Client, et un modèle n’est jamais autorisé à produire un chiffre de lui-même. Lorsque le Portail ne peut pas établir un chiffre, il l’indique plutôt que d’afficher une estimation. Le Client demeure responsable d’examiner les Livrables, y compris les rapports produits dans le Portail, avant de s’y fier.
Disponibilité. Numinor peut modifier, ajouter ou retirer des fonctionnalités du Portail et ne garantit pas qu’il sera disponible sans interruption. Le Portail est fourni aux conditions énoncées à la section Exclusion de garanties. À la fin d’un mandat, l’accès du Client au Portail prend fin et ses dossiers lui sont remis de la manière décrite à la section Durée et résiliation.
La façon dont les renseignements personnels et financiers contenus dans le Portail sont recueillis, utilisés, communiqués et conservés est décrite dans notre politique de confidentialité (en anglais).
Confidentialité
Numinor traite tous les Documents du Client comme confidentiels. Nous ne communiquons les Documents du Client à aucun tiers, sauf :
- aux membres de notre équipe qui en ont raisonnablement besoin pour fournir les Services;
- aux sous-traitants et fournisseurs de logiciels tenus à des obligations de confidentialité compatibles avec les présentes Conditions;
- lorsque la loi, une ordonnance d’un tribunal ou une autorité de réglementation l’exige; ou
- avec le consentement écrit préalable du Client.
Nos pratiques de sécurité, y compris le chiffrement, les contrôles d’accès et les normes d’infrastructure, sont décrites sur notre page sur la sécurité (en anglais).
Propriété intellectuelle
Documents du Client. Le Client conserve tous les droits, titres et intérêts sur les Documents du Client. Le Client accorde à Numinor une licence non exclusive d’utiliser les Documents du Client à la seule fin de fournir les Services.
Livrables. Une fois les honoraires payés en entier, le Client est propriétaire des Livrables propres à son entreprise. Numinor demeure propriétaire de ses méthodes, modèles, dossiers de travail et outils généraux sous-jacents développés au cours du mandat, y compris du droit d’utiliser des enseignements anonymisés pour améliorer ses Services.
Marque et contenus de Numinor. Le nom et le logo de Numinor et tous les contenus du Site sont la propriété de Numinor et ne peuvent être reproduits sans autorisation écrite préalable.
Exclusion de garanties
Numinor fournit les Services avec la compétence et le soin professionnels raisonnables. Sauf disposition expresse de la Lettre de mission, les Services et le Site sont fournis « tels quels » et « selon leur disponibilité », sans garantie d’aucune sorte, expresse, implicite ou légale, y compris toute garantie de qualité marchande, d’adaptation à un usage particulier ou d’absence de contrefaçon.
Les lois fiscales, les normes comptables et les règlements peuvent changer. Les conseils de Numinor reposent sur les lois, les règlements et les faits connus au moment où ils sont donnés. Des changements ultérieurs peuvent en modifier les conclusions, et Numinor n’est pas tenue de mettre à jour un conseil antérieur à moins d’être mandatée pour le faire.
Limitation de responsabilité
Dans toute la mesure permise par la loi applicable, la responsabilité totale de Numinor envers le Client pour l’ensemble des réclamations découlant des Services ou des présentes Conditions, ou s’y rapportant, est limitée aux honoraires payés par le Client à Numinor au cours des 12 mois précédant l’événement qui a donné lieu à la réclamation.
Numinor ne peut en aucun cas être tenue responsable des dommages indirects, accessoires, spéciaux, consécutifs ou punitifs, y compris la perte de profits, la perte de revenus ou la perte d’occasions d’affaires, même si elle a été informée de la possibilité de tels dommages.
Rien dans les présentes Conditions n’exclut ni ne limite la responsabilité pour fraude, faute intentionnelle ou toute autre responsabilité qui ne peut être exclue en vertu de la loi applicable.
Indemnisation
Le Client s’engage à indemniser Numinor et à la tenir indemne de toute réclamation de tiers, de tout dommage et de toute dépense (y compris les honoraires juridiques raisonnables) découlant :
- d’un manquement du Client aux présentes Conditions ou à la Lettre de mission;
- de Documents du Client inexacts, incomplets ou trompeurs fournis à Numinor;
- d’une utilisation des Livrables par le Client non conforme à la Lettre de mission; ou
- d’une contravention du Client aux lois ou règlements applicables.
Durée et résiliation
La durée de chaque mandat est établie dans la Lettre de mission. Les mandats mensuels se poursuivent jusqu’à ce que l’une ou l’autre des parties y mette fin moyennant un préavis écrit de 30 jours. Les mandats par projet prennent fin à la remise des Livrables convenus.
L’une ou l’autre des parties peut résilier immédiatement pour un motif sérieux, notamment un manquement important auquel il n’a pas été remédié dans les 15 jours suivant un avis écrit, l’insolvabilité ou la fraude. À la résiliation, le Client doit payer les honoraires gagnés jusqu’à la date d’effet de la résiliation, y compris pour les travaux en cours.
Sur demande, Numinor remet les Documents du Client dans un format raisonnable, sous réserve du paiement des honoraires impayés.
Droit applicable
Les présentes Conditions et toute Lettre de mission sont régies par les lois de la province d’Ontario et les lois fédérales du Canada qui s’y appliquent, sans égard aux règles de conflit de lois. Les parties se soumettent à la compétence exclusive des tribunaux de l’Ontario pour toute question qui n’est pas soumise à l’arbitrage en vertu de la section sur le règlement des différends ci-dessous.
Règlement des différends
Avant d’intenter une procédure judiciaire, les parties s’engagent à tenter de régler tout différend par une négociation de bonne foi pendant au moins 30 jours, suivie d’une médiation si la négociation échoue. L’une ou l’autre des parties ne peut recourir à l’arbitrage ou aux tribunaux qu’une fois les périodes de négociation et de médiation écoulées sans règlement.
Modifications
Numinor peut mettre à jour les présentes Conditions de temps à autre pour tenir compte de changements à ses Services, à la loi ou à ses pratiques. Nous publierons les Conditions mises à jour sur cette page et modifierons la date d’entrée en vigueur indiquée en haut. En cas de changement important, nous en aviserons les Clients actifs par courriel. Le fait de continuer à utiliser le Site ou les Services après la date d’entrée en vigueur constitue une acceptation des Conditions mises à jour. Les versions française et anglaise sont mises à jour ensemble.
Nous joindre
Des questions sur les présentes Conditions? Écrivez-nous :
Numinor Accounting
hello@numinor.ca
22 King St S Suite #300, Waterloo, ON N2J 1N8